W firmie wdrożono system 5S, a
kierownictwo realizuje działania w myśl filozofii Lean Management. Kilkunastu
audytorów regularnie przemierza halę produkcyjną, biura i inne pomieszczenia
sprawdzając poprawność 5S na stanowiskach pracy. Wyniki z audytu gotowe są
kilkanaście dni później. Teoretycznie – efekty wprowadzenia powinny być
pozytywne, praktycznie – czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management?
System 5S a Lean Management
5S to zestaw technik i metod, których głównym celem jest ustanowienie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy. Wiąże się ściśle z właściwą organizacją środowiska pracy, udoskonalaniem kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Głównym celem Lean Management z kolei jest wyszczuplanie przepływu materiału i informacji. Jak się okazuje, tradycyjne podejście do 5S nie do końca realizuje tę ideę.
Tradycyjne audyty 5S – długie i
pracochłonne
Prowadzony tradycyjnie audyt zabiera sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, tworzenie raportów oraz statystyk. Właściciel obszaru dowiaduje się więc po dłuższym czasie, co było nie tak na jego stanowisku. Zdarza się nawet, że w momencie, kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Efekt? Entuzjazm do utrzymania 5S zdecydowanie maleje. I mimo że często nie dochodzi do jego całkowitego zaniechania, to efektywność i zapał zespołu zaczynają spadać. Brakuje mobilizacji, aby utrzymywać porządek.
Czas na nowoczesne rozwiązania
Tak jak i wiele obszarów, tak i
wprowadzenie i realizowanie 5S może zostać wsparte nowymi technologiami. W jaki
sposób? Wykorzystując dedykowane platformy audytowe, których zadaniem będzie
wsparcie technik i metod 5S, jednocześnie realizując filozofię Lean Management.
Jakie konkretnie korzyści wynikają ze wdrożenia platformy audytowej? Poniżej
kilka z nich:
- możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników,
- zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa,
- możliwość wdrożenia, ulepszania i przede wszystkim utrzymania systemu 5S,
- przygotowywanie różnych typów audytów,
- automatyzacja, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania,
- szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardu (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach, czy wydziałach oraz obserwację trendów,
- podniesienie efektywności utrzymywania standardu,
- stałe ulepszanie swojego stanowiska pracy i upraszczanie swoich działań,
- utworzenie standardów i dziennych rutyn,
- możliwość zaplanowania działań korygujących,
- szansa na ciągłą edukacje audytorów poprzez wyznaczanie dysfunkcji krytycznych, jak i akceptowalnych,
- motywacja pracowników do utrzymywania standardów 5S.
Rozwiązanie powinno być
skonfigurowane w takim sposób, aby zaszyta była w nim struktura organizacyjna
wraz z przynależnością poszczególnych obszarów do tej struktury. Pozwala to
właścicielom obszarów delegować możliwość tworzenia standardów w systemie innym
pracownikom. To rozwiązanie wpisuje się w ideę 5S, kiedy to pracownicy sami podejmują
inicjatywę i biorą za nią odpowiedzialność.
–
Platforma audytowa pozwala lepiej egzekwować utrzymanie porządku, a pracownicy
otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym, bardziej się z nimi utożsamiają. Co istotne – wszystkie niezbędne informacje
są w „jednym miejscu” – tłumaczy Mariusz
Adamus, St. Specjalista ds. Sprzedaży Systemów z Etisoft – firmy dostarczającej
rozwiązanie Audytor, które umożliwia wykonywanie różnorodnych typów audytów, w
tym 5S. – Baza zarejestrowanych
użytkowników automatycznie przypisuje uprawnienia w zależności od kompetencji, a pracownicy sami przychodzą do
kierowników i sugerują aktualizacje standardu, zgodnie ze swoimi potrzebami.
Powoli dochodzimy więc do ostatniego, piątego S – tam gdzie pracownik sam
zaczyna rozwijać standardy – dodaje ekspert z Etisoft.
Na koniec – warto zaznaczyć, że dobra
platforma audytowa (np. Audytor) to narzędzie niewymagające angażowania
informatyków, czy zwiększania liczby audytorów. Wręcz przeciwnie – można nawet
zmniejszyć ich liczbę. Także wówczas gdy wzrasta liczba audytowanych obszarów.
Lean Management wymaga poszukiwania najlepszych
rozwiązań – dlatego warto skorzystać z narzędzi, dzięki którym audyty
poprowadzą do pozytywnych efektów i wymiernych rezultatów.